Saat ini kotak masuk surel kita dipenuhi dengan begitu banyak peringatan dan promosi yang tidak kita sadari telah kita daftarkan. Akan menyenangkan ketika kita menerima email dari orang yang sesungguhnya. Tetapi tidak semua pesan menimbulkan respons yang ceria, dan beberapa justru bisa membuat stress, terutama jika mereka menyertakan kata-kata yang mengkhawatirkan. Baik untuk karyawan, atasan, teman atau pasangan, jika kita menulis email, ada beberapa hal yang harus dihindari untuk menghindari kesan buruk pada penerima surel. Ada kemungkinan besar kita bahkan tidak menyadari bahwa pilihan kata yang kita gunakan kurang baik, karenanya kita perlu mengetahui kata-kata yang tidak boleh digunakan dalam surel.

Jangan Pernah Gunakan "Bisakah Kita Bicara"

Dalam sebuah artikel di Fast Company, Nathan Rice, pakar etika digital dan mitra di agen pemasaran Haberman, merinci apa yang ia sebut sebagai "surel bos" yang ditakuti yang berisi baris subjek "Bisakah kita bicara?" Membaca kata-kata itu bisa langsung membuat hati siapa pun meloncat dan mulai membayangkan skenario terburuk, bahkan jika surel itu bukan dari atasan. "Mari kita berhubungan jam 3" dapat membuat seseorang menjadi bingung.

Apa yang hilang di sini? Konteks. "Niat Anda mungkin hanya untuk bertukar pikiran tentang proyek yang akan datang atau berbagi berita tentang perubahan di perusahaan yang lebih mudah dilakukan secara langsung," tulis Rice. "Tetap saja, tanpa konteks, mudah bagi siapa saja untuk bertanya-tanya apakah itu berbasis kinerja, atau lebih buruk, terkait PHK." Mungkin atasan mengirim surel ini tidak dengan sengaja membuat bingung, lebih mengarah pada kesalahan yang tak disengaja, tetapi ini adalah sesuatu yang harus kita semua waspadai.

Bukan Hanya Atasan yang Harus Berhati-hati dengan Kata-Kata dalam Surel

Peringatan tentang kecerobohan dalam surel ini bukan hanya untuk atasan. "Etika digital tidak membeda-bedakan siapa orangnya," kata Rice kepada Best Life. "Dia harus berjalan dua arah dan berlaku untuk setiap orang, setiap percakapan surel."

Dan tentu saja, dalam hal hubungan, romantis atau lainnya, tidak ada yang mau menerima pertanyaan "Bisakah kita bicara?" dalam surel. "Pekerjaan dan kehidupan sosial kita sangat terkait hari ini, jadi bagaimana kita bertindak dan etika kita harus diterapkan pada keduanya," kata Rice. Meskipun dinamikanya berbeda dalam hubungan pribadi, perasaannya tetap sama. Ketika Anda mengirim pesan 'Bisakah kita bicara?’ kepada pasangan Anda, perasaan yang dihasilkan akan sama. Mungkin lebih buruk lagi, dengan memikirkan kemungkinan perpisahan.

'Bisakah kita bicara' termasuk etika yang buruk dalam berkomunikasi secara digital. Kata-kata itu tidak memberi tahu pembaca tentang niat atau memberi mereka nilai, dan berpotensi membahayakan.

Surel yang Kasar Dapat Mengganggu Kesehatan Anda

Penelitian menunjukkan bahwa”berurusan dengan surel yang kasar di tempat kerja dapat menimbulkan stres berkepanjangan dan mengurangi kesejahteraan penerimanya”, lapor Scientific American. Publikasi tersebut melihat sebuah penelitian di mana peserta dalam percobaan kerja simulasi menerima pesan negatif dari atasan mereka dan menemukan bahwa mereka mengalami lebih banyak emosi negatif, merasa lebih sulit untuk tetap terlibat dalam tugas kerja, dan menjawab lebih sedikit pertanyaan dengan benar.

Karyawan yang menerima pesan negatif selama hari kerja lebih mungkin mengalami banyak gejala stress, baik di malam hari maupun keesokan paginya.

Inilah yang Harus Ditulis dalam Email

Anda mungkin mengirim email tanpa konteks hanya karena Anda sibuk. Biasakan menulis, membaca, lalu membaca ulang setiap surel yang akan kita kirim. Saat menulis surel, kita harus bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya memberikan nilai kepada pembaca?" Ikuti juga pedoman ini:

1. Tetap gunakan bahasa sederhana.
2. Berikan beberapa konteks.
3. Spesifikkan maksud kita.

Gunakan kembali pepatah lama: “Perlakukan orang lain sebagaimana kita ingin diperlakukan." Berlatih empati, belajar untuk tidak terburu-buru, dan baca ulang surel sebelum Anda menekan kirim tombol.

Sumber : MSN